Interview mit Georg Nauheimer von VisaFlow

Idee und Motivation

Was hat euch inspiriert, die Plattform VisaFlow zu entwickeln? Gab es ein konkretes Erlebnis oder Problem, das den Anstoß zur Gründung gegeben hat?

Georg Nauheimer: Unser Teammitglied Cheyenne war unsere initiale Inspiration, uns das Thema Fachkräftemigration und Visabürokratie genauer anzuschauen. Sie kam für ihr Masterstudium nach Deutschland, wo wir uns kennengelernt haben, und erzählte uns von den zahlreichen Herausforderungen und Irrwegen, in denen internationale Fachkräfte im deutschen Bürokratiesystem erstmal landen. Wir konnten das zunächst kaum glauben - bis eine detaillierte Marktforschung zeigte, dass es noch schlimmer ist, als wir dachten.

Welche Rolle hat NRW als Gründungsstandort für die Entwicklung von VisaFlow gespielt – etwa durch Ökosystem, Netzwerke oder Förderangebote?

Georg Nauheimer: NRW ist aus meiner Sicht als Start-up-Standort immer noch stark unterschätzt. Die Regionen Rheinland, Aachen und das Ruhrgebiet wachsen mit ihren forschungsstarken Hochschulen zunehmend zu einem großen Innovationshub zusammen. In der Region entsteht gerade ein Momentum, das man wirklich spüren kann.

Wir konnten beispielsweise von Förderprogrammen wie dem Gründungsstipendium NRW, Angeboten der Wirtschaftsförderung KölnBusiness, Start-up-Programmen der Hochschulen, starken Start-up Netzwerken und den Talenten der Hochschulen profitieren. Es gibt in NRW aktuell viel politischen Willen und viele engagierte Menschen, die wirklich etwas bewegen.

Eine Institution möchte ich besonders hervorheben: Das Gateway Exzellenz Start-up Center der Universität zu Köln war und ist für uns eine enorme Unterstützung.

Technologie und Innovation

Welches zentrale Problem im Visa- und Aufenthaltsprozess löst VisaFlow technologisch – und warum war dafür ein neuer Ansatz nötig?

Georg Nauheimer: Im Grunde übersetzt VisaFlow enorme Komplexität und Intransparenz in einen klaren, übersichtlichen Workflow.

Die Visabürokratie umfasst zahlreiche Stakeholder, lange Vorlaufzeiten und ist stark individualisiert - je nachdem, mit welchem Ziel und welchen Voraussetzungen jemand nach Deutschland kommt. Das stellt nicht nur Antragstellende vor große Herausforderungen, sondern auch Unternehmen, die internationale Fachkräfte dringend benötigen.

Wir bündeln all diese Schritte auf einer zentralen Plattform und führen beide Seiten intuitiv Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess.

Wie stellt ihr sicher, dass eure Inhalte aktuell, rechtssicher und nutzerfreundlich bleiben?

Georg Nauheimer: Neben laufender juristischer Recherche durch unsere Juristen im Team und interne Auditing-Mechanismen nutzen wir verschiedene technische Tools, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Das ist ein zentraler Anspruch unserer Plattform.

Durch den Einsatz unterschiedlicher, teils KI-basierter Systeme erkennen wir in Echtzeit, wenn sich an relevanter Stelle etwas ändert – sei es bei einer lokalen Ausländerbehörde, einer Botschaft oder dem Auswärtigen Amt – und pflegen relevante Änderungen direkt in unser System ein. Dabei achten wir immer darauf, Inhalte verständlich aufzubereiten und nicht in komplizierter Behördensprache zu kommunizieren.

Mit welchen Herausforderungen wart ihr bei der Entwicklung konfrontiert – und wie habt ihr sie gelöst?

Georg Nauheimer: Die deutsche Visabürokratie ist sehr komplex und unter anderem durch den Föderalismus nicht immer einheitlich gestaltet. Außerdem verfügen Behörden teilweise über erhebliche Ermessensspielräume. Lösungen zu entwickeln, die in der Breite funktionieren, war daher keineswegs einfach.

Durch viel Erfahrung und engem Austausch mit allen involvierten Stakeholdern – von Nutzenden über Behörden bis hin zu HR-Abteilungen – konnten wir jedoch Strukturen schaffen, die genau das leisten: eine skalierbare Lösung, die eine Vielzahl von Nutzenden gezielt unterstützt. Dieser enge Austausch ist bis heute zentral für uns.

Gründung und Aufbau

Wie verlief euer Weg von der Idee zur Gründung?

Georg Nauheimer: Schritt für Schritt.

Wir sind große Anhänger des Lean-Ansatzes und datenbasierter Entscheidungen. Wann immer möglich, holen wir zuerst Feedback von den beteiligten Akteuren ein, bevor wir größere Entwicklungen starten. Dadurch minimieren wir nicht nur unser Risiko, sondern erzielen am Ende auch bessere Ergebnisse.

Wir haben ganz klassisch mit Umfragen und Interviews zu den Problemen unserer Zielgruppen begonnen, danach erste MVPs entwickelt und dann das Feedback unserer User nach und nach in unser Produkt eingebaut. Nachdem wir wussten, dass wir ein echtes Problem identifiziert haben und einen geeigneten Ansatz es zu lösen, kam die offizielle Gründung.

Welche Rolle spielten Förderprogramme, Investorinnen bzw. Investoren oder Bootstrapping in der frühen Phase von VisaFlow?

Georg Nauheimer: Förderprogramme sind ein fantastischer Weg, um initialen Runway aufzubauen und erste greifbare Ergebnisse zu erzielen, bevor man Umsatz generiert oder Kapital aufnimmt. Das exist Gründungsstipendium vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ist im Hochschulkontext ein Klassiker. Aber auch andere Ministerien und Wirtschaftsförderungen auf Landesebene bieten tolle Programme für die frühe Phase. Auf Bundesebene gibt es auch speziell Impact fokussierte Programme vom BMFTR. Auf Landesebene gibt es eigentlich in jedem Bundesland Förderprogramme für grundsätzlich innovative Gründungsvorhaben wie in NRW das Gründungsstipendium NRW. Ein wenig Recherche lohnt sich, um den passenden Fördergeber zu finden.

Durch solche unterstützenden Förderungen konnten wir über einen längeren Zeitraum sehr effizient bootstrappen. Allerdings sind Förderungen oft mit strengen Auflagen verbunden und keine nachhaltige Dauerlösung. Deshalb haben wir uns ab einem gewissen Zeitpunkt entschieden, Kapital aufzunehmen.

Erfolge und Zukunft

Gab es einen Meilenstein, der euch gezeigt hat, dass VisaFlow wirklich gebraucht wird?

Georg Nauheimer: Eine erste starke Validierung erhielten wir in der Proof-of-Concept-Phase.  In Gesprächen mit internationalen Fachkräften, HR-Managern und IHK-Vertretern wurde schnell deutlich, dass wir beim Thema Fachkräfteeinwanderung in Deutschland tatsächlich ein strukturelles Problem haben. 

Heute erleben wir diese Bestätigung fast täglich. Die Resonanz unserer Nutzenden ist überwältigend. Viele melden sich proaktiv bei uns und berichten, wie sehr VisaFlow ihnen geholfen hat. Gleiches gilt für unsere Partnerhochschulen und andere Partner.

Wo soll VisaFlow in drei bis fünf Jahren stehen – und welche Rolle wollt ihr im internationalen Talent- und Migrationskontext einnehmen?

Georg Nauheimer: In drei bis fünf Jahren wird VisaFlow die Go-to-Lösung sein, wenn es darum geht, als Fachkraft in ein anderes Land zu gehen. Niemand sollte sich mehr monatelang mit Bürokratie herumschlagen müssen, wenn es eigentlich um einen spannenden neuen Lebensabschnitt geht. „A future where talent knows no borders“ wie wir so gerne sagen. Und das perspektivisch nicht nur für Deutschland, sondern zunächst europaweit und langfristig weltweit. 

Tipps für Gründende

Was war die wichtigste Lektion, die ihr als Gründende gelernt habt?

Georg Nauheimer: Schneller ist meist besser als perfekt. Und echtes Feedback so früh wie möglich einzuholen, ist durch nichts zu ersetzen.

Welche Ratschläge würdet ihr anderen Gründenden mitgeben?

Georg Nauheimer: Nutzt euer Netzwerk - es gibt mehr Menschen, die euch unterstützen wollen, als man denkt. Und baut ein starkes Team auf. Erfolg entsteht im Team, nicht allein. Wer sich austauschen möchte, kann mich jederzeit gerne kontaktieren.

Weitere Informationen:

https://www.visaflow.app/